Privacyverklaring vAssendelft

1. Definities

In deze privacyverklaring worden de volgende begrippen gehanteerd:

2. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

3. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

3.1   Deze verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die ik verwerk in het kader van mijn werkzaamheden als boekhouder, financiëel administrateur en adviseur. Dit omvat alle contact via mijn website, e-mail, telefoon, WhatsApp, andere berichtendiensten of social media.

3.2   Alle documenten, bestanden, screenshots, berichten en financiële informatie die je aan mij verstrekt in het kader van mijn dienstverlening, vallen onder het verwerkingsbeheer van vAssendelft en worden behandeld als vertrouwelijk. Zie ook artikel 8.

3.3   Deze privacyverklaring is eveneens van toepassing op de dienstverlening via vAssendelft Academy (www.vassendelftacademy.nl), waaronder de verkoop van online cursussen en apps via Kennis.shop.

4. Welke persoonsgegevens verwerk ik?

4.1   Afhankelijk van de aard van mijn dienstverlening verwerk ik de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Woonadres of vestigingsadres
• Bedrijfsnaam en KvK-nummer
• Rechtsvorm en btw-nummer
• Bankrekeningnummer en betaalgegevens
• Klant-, offerte- en factuurnummer
• Geboortedatum
• BSN-nummer (uitsluitend indien wettelijk vereist, o.a. voor belastingaangiften en WWFT-identificatie)
• Financiële gegevens (bankafschriften, facturen, bonnen, jaaropgaven, belastinggegevens)
• ID-bewijs (uitsluitend voor WWFT-identificatie bij aanvang van de zakelijke relatie)
• UBO-gegevens bij rechtspersonen (uitsluitend verplicht onder de WWFT)
• Cursus- en voortgangsgegevens (vAssendelft Academy)
• IP-adres en browsegegevens
• Locatiegegevens
• Sociale media accountnaam

4.2   Ik verwerk geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit wettelijk vereist is.

5. Op basis van welke grondslagen verwerk ik persoonsgegevens?

5.1   Ik verwerk uitsluitend persoonsgegevens op basis van een van de volgende AVG-grondslagen:

6. Hoe lang bewaar ik jouw gegevens?

6.1   Ik bewaar jouw gegevens zo lang als de wet dat vereist, zo lang als nodig voor het doel, of totdat je mij verzoekt ze te verwijderen.

6.2   Financiële documenten, berichten en bestanden die je via e-mail, WhatsApp of andere kanalen aan mij verstrekt, worden na afloop van de overeenkomst en na het verstrijken van de wettelijke bewaarplicht verwijderd of vernietigd.

7. Waarvoor gebruik ik jouw gegevens?

7.1   Jouw gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

8. Hoe bescherm ik vertrouwelijke financiële informatie?

8.1   Als boekhouder werk ik dagelijks met vertrouwelijke financiële gegevens. Ik behandel alle informatie die jij aan mij verstrekt als strikt vertrouwelijk.

8.2   Alle financiële documenten, bankafschriften, bonnen, facturen, berichten en bestanden die je aan mij verstrekt – via e-mail, WhatsApp, MoneyMonk, Moneybird of andere kanalen – worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van mijn dienstverlening.

8.3   Ik deel jouw vertrouwelijke financiële informatie nooit met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (zoals met de Belastingdienst) of wettelijk verplicht.

8.4   Ik publiceer, deel of distribueer nooit screenshots, berichten, documenten of andere vertrouwelijke informatie van of over jou op internet, social media of via andere kanalen. Zie ook artikel 10.

8.5   Als je documenten aan mij stuurt via e-mail of berichten-apps, adviseer ik je gebruik te maken van beveiligde methodes. Ik ben niet aansprakelijk voor datalekken die ontstaan door overdracht via onbeveiligde kanalen van jouw kant, maar neem alle redelijke maatregelen om de ontvangen informatie veilig op te slaan.

9. Waar sla ik jouw gegevens op?

9.1   Jouw gegevens worden bij voorkeur opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Voor de tools die ik gebruik, geldt het volgende:

• MoneyMonk – boekhoudadministratie: servers gevestigd in de EU.
• Moneybird – facturatie en administratie: servers gevestigd in de EU.
• Google Drive – documentopslag: Google verwerkt gegevens op basis van het Google Cloud Data Processing Addendum; EU-serverlocatie ingesteld.
• Kennis.shop – online cursussen en apps (vAssendelft Academy): servers gevestigd in de EU.

9.2   Ik gebruik uitsluitend beveiligde cloudomgevingen voor de opslag van jouw gegevens en documenten.

10. Met wie deel ik jouw gegevens?

10.1   Ik werk samen met de volgende softwarepartijen voor de uitvoering van mijn dienstverlening. Met alle partijen die namens mij persoonsgegevens verwerken, sluit ik een verwerkersovereenkomst af.

10.2   Naast de bovenstaande softwarepartijen werk ik samen met ingehuurde ZZP’ers en BV’s die in het kader van hun werkzaamheden toegang kunnen hebben tot persoonsgegevens van mijn klanten. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten en zijn zij gebonden aan geheimhouding.

10.3   Al deze ZZP’ers + BV’s verwerken persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van en ten behoeve van vAssendelft. Zij mogen de gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken en zijn verplicht tot geheimhouding.

10.4   Ik verkoop jouw gegevens nooit aan derden.

10.5   Ik publiceer, deel of distribueer nooit screenshots, berichten of andere vertrouwelijke communicatie van klanten op internet of social media, ongeacht de context. Dit geldt ook voor geanonimiseerde versies, tenzij je hier uitdrukkelijk schriftelijk toestemming voor hebt gegeven.

11. Hoe veilig zijn jouw gegevens bij mij?

11.1   Ik neem de beveiliging van jouw gegevens serieus. Maatregelen die ik heb getroffen:

• Verwerkersovereenkomsten met alle partijen die persoonsgegevens verwerken
• SSL-certificaat op de website
• Sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie (2FA) op alle accounts
• Beveiligde cloudopslag voor documenten (MoneyMonk, Moneybird, Google Drive)
• Nooit inloggen op onbeveiligde netwerken
• Up-to-date software en virusbeveiliging
• Regelmatige back-ups
• Automatisch verwijderen van verouderde gegevens
• Alle vertrouwelijke financiële documenten opgeslagen in beveiligde, afgeschermde omgevingen

12. Wat doe ik met gegevens van kinderen?

12.1   Mijn diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Als ik erachter kom dat ik per ongeluk gegevens van een minderjarige heb verzameld zonder toestemming van een ouder of voogd, verwijder ik deze zo snel mogelijk. Neem contact op via info@vassendelft.nl als je vermoedt dat dit het geval is.

13. Welke cookies gebruik ik?

13.1   Bij jouw eerste bezoek aan mijn website informeer ik je over cookies en vraag ik toestemming.

14. Wat zijn jouw rechten?

14.1   Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

14.2   Wil je een beroep doen op een van deze rechten? Stuur een e-mail naar info@vassendelft.nl. Ik reageer binnen 30 dagen. Bij complexe verzoeken uiterlijk binnen 60 dagen.

15. Wijzigingen in deze verklaring

15.1   Ik kan deze privacyverklaring op elk moment aanpassen als mijn dienstverlening, de tools die ik gebruik, of de wetgeving dat vereist. De meest actuele versie staat altijd op www.vassendelft.nl. Bij ingrijpende wijzigingen informeer ik actieve klanten per e-mail.